2017年4月6日

 

領収書が経理業務において重要な役割を果たしていることはいうまでもありません。しかし、領収書は、闇雲に集めて、無造作に保管しておけばいいというものではないのです。

 

●領収書とは?

 

領収書は出金の事実や内容を証明するための書類です。しかし、領収書は出金の事実や内容を証明する唯一絶対の手段ではなく、ひとつの手段に過ぎません。簡単に偽造、改ざんが行えるからです。出金の事実や内容は、資金の流れ、事業内容、規模その他を多面的に検討し判断されます。「領収書さえあれば・・・」という安易な考えは大変危険です。

 

●領収書の内容

 

発行した者の正式な社印が押されているものから、レシート、メモ書きまでと様々です。なお、仕入代金や諸経費を銀行振込みで支払った場合は金融機関が発行する振込金受領書(受取書)が領収書となります。領収書と呼ぶからには、「日付」「宛先」「金額」「領収内容」「発行者名とその所在地」が記載されたものを入手したいものです。

 

●領収書が無い

 

出金があったならば、金額の大小に関係なく必ず領収書を入手しなければなりませんが、領収書がない場合には次のように対処しなければなりません。

 

1.領収書の入手を忘れた、紛失した場合

 

至急発行してもらってください。相手先が拒む場合があります。そのときは帳簿に出金内容を明瞭に記載し、領収書に代わる書類(請求書、納品書、注文書など)を残しておくしかありません。

 

2.領収書が無いのが当然の場合

 

・電車賃

利用者と交通経路を記載した記録(現金出納帳、旅費明細、出金伝票など)を残しておきます。ただし、電子マネーで支払った場合には利用明細などを残すことができます。

・販売機、券売機での購入(ジュース、食券など)

いつ、どこで、誰がという記録(現金出納帳、出金伝票など)を残しておきます。ただし、電子マネーで支払った場合には利用明細などを残すことができます。

・香典、祝金

案内状やお礼状を残しておきます。

・預金口座振替で領収書の発行が省略されているもの(保険料、月会費など)

通帳は当然として、毎月の振替金額を取り決めたときの契約書を残しておきます。

 

●領収書の区分

 

通常は月ごとに、次のいずれかの方法で区分します。

 

・現金払いと銀行振込み

・仕入代金と諸経費

・締日支払とその都度支払分

 

一番合った(やりやすい)方法を選択してください。なお、租税公課関係(税金、社会保険など)は、後日、金融機関や役所への提示が必要な場合がありますので、上記からは区分けしておくのが賢明です。

 

●領収書の保管

 

一般的にはスクラップブックなどに貼り付けて保存します。しかし、この方法では後日取り外しの必要が出た際に不便です。

 

・紛失が防止されている

・後日(第三者が)再確認ができる

・帳簿との相互関連がたどれる

 

以上の条件を満たす方法ならば、どのような方法でもかまいません。

 

●請求書と領収書

 

領収書は代金総額に対して発行されるのに対して、請求書には明細がついているのが普通です。その意味で、請求書と領収書はセットと考えるとよいと思います。

 

●ネット取引の領収書

 

ネットショップで購入した場合には紙での領収書が発行されることはなく、ファイル(PDFなど)や画面表示での領収書となります。この場合にはこれを印刷しておかなければなりません。

 

●領収書をスキャンして保存する

 

認められます。しかし、そのための要件は相当厳格です。詳しくは国税庁サイトの「電子帳簿保存法について」をご覧ください。